Сервіс FREDO ДокМен

Сервіс FREDO ДокМен – це сервіс для користувачів систем автоматизації бізнесу (BAS, UA-Бюджет, 1С:Підприємство), за допомогою якого можна обмінюватися будь-якими електронними документами зі своїми контрагентами. Тісна інтеграція сервісу FREDO ДокМен з типовими конфігураціями систем автоматизації бізнесу дозволяє обмінюватися між контрагентами рахунками, актами виконаних робіт і товарними накладними безпосередньо з конфігурацій систем автоматизації бізнесу без створення зовнішніх проміжних файлів.

Сервіс FREDO ДокМен дозволить зекономити час та кошти, позбувшись необхідності роздруковувати та видавати (надсилати поштою) паперові копії бухгалтерських документів своїм контрагентам.

Звертаємо увагу, що обмін податковими документами здійснюється за допомогою сервісу FREDO Звіт.

Сервіс FREDO ДокМен надає такі можливості:

  • створення первинних документів за існуючими шаблонам безпосередньо в програмі FREDO;
  • вивантаження рахунків, актів виконаних робіт і товарних накладних з типових конфігурацій систем автоматизації бізнесу в сервіс FREDO ДокМен натисканням однієї кнопки без використання проміжних файлів і додаткових обробок (пряма інтеграція);
  • підписання, шифрування і надсилання документів контрагентам-користувачам, які використовують сервіс FREDO ДокМен, а також програми M.E.Doc і Сота, по прямому з'єднанню або за поштовим з'єднанням через платформу ПТАХ, або засобами електронної пошти;
  • отримання від своїх контрагентів, які використовують сервіс FREDO ДокМен або програми M.E.Doc чи Сота, електронних документів;
  • завантаження з сервісу FREDO ДокМен в типові конфігурації систем автоматизації бізнесу рахунків, актів виконаних робіт і товарних накладних натисканням однієї кнопки без використання проміжних файлів і додаткових обробок (пряма інтеграція);
  • пакетна робота з документами;
  • робота з електронними цифровими підписами (ЕЦП) всіх основних акредитованих центрів сертифікації ключів (АЦСК), в тому числі і з безкоштовними ЕЦП від Державної Фіскальної Служби України;
  • наявність модуля «Довільне Підписання» – можливість імпорту в програму файлів будь-якого формату для підписання ЕЦП та відправлення на довільні електронні адреси або підписання та шифрування файлів будь-якого формату і відправлення їх контрагентам, які використовують FREDO ДокМен, M.E.Doc і Сота.

Вартість договорів на сервіс FREDO ДокМен

Вид договору

Ціна, грн. без ПДВ

FREDO ДокМен (вартість за 1 місяць)

51

Перехід на мережеве використання сервісу "FREDOЗвіт" або "FREDO ДокМен" (разовий платіж, для кожного підприємства)

360


Договір на сервіс "FREDO ДокМен" може оформити будь-який користувач основної поставки "1С:Підприємства", який зареєстрував її у правовласника.


Користувачі сервісу "FREDOЗвітт", у разі придбання доступу до сервісу "FREDO ДокМен", отримують інтегровану систему електронної звітності та документообігу з єдиним інтерфейсом.

За наявності у користувача мережевого доступу до сервісу "FREDOЗвіт" не потрібно повторне придбання переходу на мережеве використання для сервісу "FREDO ДокМен" – під час активації FREDO ДокМен" сервіс відразу буде працювати у мережевому режимі.


Сервісне обслуговування

Сервісне обслуговування сервісу "FREDO ДокМен" здійснюється у періоді дії договору обслуговуючою компанією, а також лінією консультацій компанії "FREDO":

·            e-mail hotline@fredo.com.ua;

·            тел.  +38 (044) 425-17-10;

·            через сервіс "1С-Коннект";

·            на форумі https://forum.fredo.com.ua/index.php;

Оновлення сервісу "FREDO ДокМен" і засобів інтеграції сервісу з програмами "1С:Підприємством" виконуються окремо.

Сервіс "FREDO ДокМен" можна оновити двома способами:

·            Спосіб 1. Програма з певною періодичністю автоматично перевіряє наявність оновлень на сайті https://fredo.com.ua/  Запустити пошук оновлень також можна вручну в програмі з меню "Сервіс" - "Оновити програму".

·            Спосіб 2. Користувач самостійно може завантажити актуальне оновлення з сайту https://fredo.com.ua/download/dystrybutyv/, а потім встановити його.

У всіх перерахованих способах під час запуску оновлення, всі дії зі встановлення виконуються автоматично.

Оновлення засобів інтеграції сервісу "FREDO ДокМен" з типовими конфігураціями "1С:Підприємства" здійснюється у вигляді випуску оновлень типових конфігурацій. Нові поновлення надаються користувачам через сервіс ":Оновлення програм" (https://portal.1c.eu/applications/4/).

Перед початком роботи

Ознайомтесь з правовими аспектами використання електронного документообігу, які наведені у Додатку до поточного інформаційного листа.

Рекомендуємо користувачам додати у договори зі своїми контрагентами пункт про нову схему обміну первинними документами з таким формулюванням:

"Сторони погоджуються, що рахунки, акти і накладні за послуги або товари, які отримані за цим Договором, будуть надані виключно в електронному вигляді, складені відповідно до чинного законодавства про електронні документи, електронний документообіг і електронний цифровий підпис, із заповненням усіх обов'язкових реквізитів і накладанням електронного цифрового підпису уповноваженої особи та печатки".

Якщо договір був підписаний раніше, то рекомендується внести зазначені зміни, підписавши додаткову угоду.

Додаток

Правові аспекти використання електронного документообігу

Чинним законодавством України передбачено створення та обмін первинними документами в електронному вигляді. Оформлення таких документів регламентують такі законодавчі акти:

·            Податковий кодекс України;

·            Цивільний кодекс України;

·            Закон України №851 "Про електронні документи та електронний документообіг";

·            Закон України №852 "Про електронний цифровий підпис";

·            Закон України №996 "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні";

·            Постанова КМУ №680 "Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу".

Закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі – Закон №851) та "Про електронний цифровий підпис" встановлюють основні організаційно-правові основи електронного документообігу, використання електронних документів, правовий статус електронного цифрового підпису і регулюють відносини у сфері використання електронного цифрового підпису.

Статтею 207 Цивільного кодексу України визначено, що "правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони". Використання електронного підпису при вчиненні правочинів допускається у випадках, встановлених законом.

Статтею 5 Закону №851 визначено, що електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Так, відповідно до статті 6 Закону №851, електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписанта електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Статтею 14 Закону №851 встановлено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Відповідно до пункту 2 статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі – Закон №996), первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, визначені цим пунктом, зокрема, посади осіб, які відповідальні за здійснення господарської операції і правильність її оформлення та особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

При цьому, пунктом 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року №88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 5 червня 1995 р. під № 168/704, встановлено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

У той же час, пунктом 3 Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. №1452, органи державної влади застосовують електронний цифровий підпис для вчинення угод за участю інших юридичних та фізичних осіб лише за наявності у них посилених сертифікатів відкритих ключів.

Тобто, органи ДФС України можуть укладати договори, що визначають їх взаємовідносини у сфері електронного документообігу, зокрема, визнання електронного цифрового підпису платників податків або посадових осіб платників податків, тільки за умови використання ними посилених сертифікатів відкритих ключів.

Пунктом 6 статті 9 Закону №996 встановлено, що, у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації, підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів в межах їх повноважень, передбачених законами.

У той же час, пунктом 85.2 статті 85 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) визначено, що платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.

Крім того, пунктом 85.8 статті 85 ПКУ встановлено, що посадова (службова) особа контролюючого органу, що проводить перевірку, у випадках, передбачених цим ПКУ, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що відносяться до предмету перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Аналогічно, пунктом 85.4 статті 85 ПКУ встановлено, що при проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати від платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів (обов'язкових платежів), порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Згідно зі статтею 12 Закону №851 перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

В абзаці 6 статті 7 Закону №851 визначено, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 року № 680.

З огляду на викладене, контрагенти можуть здійснювати ведення в електронному вигляді документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (подання їх до органу державної фіскальної служби, зокрема, при проведенні перевірки) за умови дотримання платником податків вимог, визначених законодавством, а саме:

·            такі документи будуть підписуватися електронним цифровим підписом, посилений сертифікат якого надано платником податків до органу державної фіскальної служби відповідно до договору про визнання електронних документів, укладеного з органом державної фіскальної служби;

·            при проведенні перевірок посадові особи органу державної фіскальної служби будуть отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що відносяться до предмету перевірки.

Слід зазначити, що пунктом 44.1 ПКУ встановлено, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Тобто, невиконання платником податків зазначених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, які ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання контролюючими органами, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами.


Оформити сервіс "FREDO ДокМен за телефонами: (044) 353-45-67,  (067) 233-99-34,  (050) 733-87-59;

  1. електронна пошта: kvint-a@ukr.net;
  2.  за адресою: Київська обл., м.Вишгород, вул.Набережна, 7-А , оф.404     у робочі дні  з 9-00 до 17-00.         

.

 

Залишити заявку